Digi-Wumms im Landratsamt

„Vieles geht jetzt schneller" - Viel weniger Papierverbrauch - Die Hälfte aller Mitarbeiter aktuell im Homeoffice

Das Landratsamt ist bei der Digitalisierung auf einem guten Weg. Das wurde jetzt im Kreisausschuss deutlich. Das hierfür zuständige Sachgebiet Interne Dienste, Organisation und IuK unter der Leitung von Florian Winkler präsentierte den Ausschussmitgliedern einen aktuellen Sachstandsbericht. Wie Amtsleiter Ulrich Sedlbauer sagte, werde man das Onlinezugangsgesetz wie vorgeschrieben bis 31. Dezember 2022 umsetzen. Das Gesetz fordert, dass alle Verwaltungsleistungen bis zu diesem Stichtag auch elektronisch angeboten werden müssen. 

Die Ziele für die kommenden Jahre seien klar gesteckt. Alles, was bisher in Papierform passiere, solle digitalisiert werden. Ziel sei es, dass Bürgerinnen und Bürger ihre Anträge immer mehr online stellen, diese digital bearbeitet und elektronisch beschieden werden.

Der Bereich der Online-Terminvereinbarung soll auf weitere Fachbereiche ausgedehnt werden. Bisher sei eine Terminvereinbarung online nur in den Kfz-Zulassungsstellen in Wasserburg, Bad Aibling und Rosenheim sowie der Führerscheinstelle in Rosenheim möglich.

Wie Landrat Otto Lederer sagte, es sei auffällig, dass seit Einführung des Terminsystems in den Zulassungsstellen deutlich mehr Anträge abgearbeitet werden konnten als zuvor.

Um die Digitalisierung und Einführung der E-Akte im Landratsamt schnell voranzubringen, sei es wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot zu holen, sagte Andreas Fischer, der im Landratsamt Rosenheim für den organisatorischen Bereich der Digitalisierung verantwortlich ist.

Aktuelle Studien hätten gezeigt, dass bis zu 70 Prozent aller Change-Projekte an der fehlenden Akzeptanz der Mitarbeiter scheitern, so Fischer. Das Vorbereiten, Sensibilisieren und Schulen von Führungskräften und Mitarbeitern nehme hier also eine zentrale Rolle ein.

Die Kommunikation über die unterschiedlichen Veränderungsprojekte solle verstärkt über das neu gestaltete Intranet erfolgen. Sogenannte Digitalkoordinatoren sollen zusätzlich in den einzelnen Sachgebieten als Wissensmultiplikatoren fungieren.

Auch interne Prozesse werden mehr und mehr digitalisiert:

In den vergangenen Monaten sei beispielsweise das Fuhrparkmanagement bereits komplett umgestellt worden. Von der Reservierung des Dienstwagens bis zur Rückgabe des Schlüssels laufe jetzt alles digital.

Das Angebot werde von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut angenommen.

In der Abteilung von Ulrich Sedlbauer (Zentrale Aufgaben, Schulwesen, ÖPNV) sei die E-Akte bereits vollständig eingeführt. Die weiteren fünf Abteilungen folgen. Momentan  werde die E-Akte schrittweise im Kreisbauamt eingeführt.

„Die E-Akte ist von fundamentaler Bedeutung, Grundlage einer digitalen Behörde und Voraussetzung für weitere Onlineservices für die Bürgerinnen und Bürger im Landkreis Rosenheim“, sagte Sedlbauer.

Corona-bedingt verfügen aktuell etwa 50 Prozent der Mitarbeiter, die sonst in der Behörde oder einer Außenstelle arbeiten, über einen Homeoffice-Arbeitsplatz. Das sind rund 350 Heimarbeitsplätze.

Voraussetzung ist, dass die Heimarbeit mit den dienstlichen Belangen vereinbar ist. Alle Geräte werden vom Landratsamt gestellt, um den Datenschutz und auch die Sicherheit des Behördennetzwerkes zu gewährleisten.

Wie Michael Beinhofer, der zuständige Gruppenleiter für den Bereich Informations- und Kommunikationstechnik sagte, sind gerade in der aktuellen Zeit immer wieder versuchte Hackerangriffe auf die IT-Strukturen des Amtes wahrzunehmen. Bisher konnten alle Angriffe erfolgreich abgewehrt werden.

Derzeit verfügt das Landratsamt über etwa 1.000 PC-Arbeitsplätze an 13 Standorten. Dazu gehören neben verschiedenen Außenstellen zum Beispiel das Schulamt und die Bauhöfe. 100 Server und zwei Rechenzentren sorgen für die Verfügbarkeit und Sicherheit der dort liegenden Daten.

Rund 250 unterschiedliche Softwareprodukte werden derzeit von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Behörde genutzt, die zum Großteil im Laufe der Digitalisierung in den Prozess mit eingebunden werden. Die Digitalisierung der Akten ermöglicht eine schnellere Bearbeitung der Anträge, spart Papier und Lagerkapazitäten für die Archivierung.

Ein weiterer wichtiger Baustein zur Digitalisierung ist die Teilnahme des Landratsamtes Rosenheim am geförderten Projekt „Digitaler Werkzeugkasten 2.0“ des Bayerischen Landkreistages. Von allen 24 teilnehmenden Landratsämtern werden hier arbeitsteilig Online-Formulare entwickelt, die anschließend durch alle teilnehmenden Behörden genutzt werden können.

 

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Ein Kommentar zu “Digi-Wumms im Landratsamt

  1. Blendet man einmal alles Schlechte aus, was Corona uns gebracht hat, dann ist es doch ganz erstaunlich, dass es auch positive “Nebenwirkungen” gibt.

    Bei vielen Firmen war es bis vor kurzem noch ein Ding der Unmöglichkeit, dass man seine Arbeit von zu Hause aus erledigt.
    Das funktioniert nun zum größten Teil problemlos und ohne dass die Wirtschaft im Chaos versunken ist.

    Und nun gehen auch noch die Behörden das Thema Digitalisierung an.
    Kaum zu glauben, wenn man bedenkt, dass man immer noch Formulare und Anträge per Post zugeschickt bekommt, auf denen man seinen eigenen Namen und die Adresse selbst eintragen muss.

    Grundsätzlich finde ich die Digitalisierung gut.
    Vieles geht schneller, es wird Papier gespart und man tut sich leichter bei der Abstimmung mit Kollegen und beim Austausch von Daten.

    Oft wird aber auch übers Ziel hinaus geschossen und die Prozesse werden künstlich aufgebläht oder die Software ist einfach nur Schrott.
    Wenn man dann noch richtig Pech hat, dann hat man einen Softwareanbieter, der sich jede nachträgliche Änderung teuer bezahlen lässt oder die Software ist so flexibel wie ein Stahlträger.

    Toll sind auch Datengräber, die entstehen, wenn in der Anforderung Schnittstellen und Austauschfunktionen nicht vorgesehen wurden.
    Oft wird da an den Leuten, die mit den Tools arbeiten, vorbei entwickelt.

    Und dass dann Frust und Ablehnung entsteht, ist klar.

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