Seit 1. Januar: Pflicht zur Archivierung

Tipp (26) von unserem Wasserburger EDV-Experten InnNet GmbH

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PR – Seit Jahresbeginn ist jedes Unternehmen verpflichtet, auch elektronische Dokumente, die steuerlich relevant sind, unveränderbar abzuspeichern. Hierzu zählen insbesondere Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen. Aber auch normale Geschäftsbriefe, die später zu Aufträgen führen, oder jede Buchung eines Kassensystems im Einzelhandel muss die Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen. Mehr dazu von unserem Internet-Experten, der Wasserburger InnNet GmbH:

>>Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD gelten für ALLE Unternehmen, egal welcher Größe. Auch kleine Unternehmen sind in der Pflicht.

Dies ist bei Geschäftsbriefen in Papierform seit jeher üblich, sämtliche Dokumente müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.

Bei elektronischer Post gestaltet sich das etwas schwieriger. Ein einfaches Ablegen im Postfach reicht nicht aus. Zu leicht könnten Nachrichten nachträglich gelöscht oder manipuliert werden! Daher müssen E-Mails mit einem Zeitstempel versehen und in einem System gespeichert werden, das die nachträgliche Änderung verhindert.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, gibt es nur einen Weg: Jegliche E-Mail-Kommunikation muss komplett und automatisiert archiviert werden, da man vorab kaum bei jeder einzelnen Mail entscheiden kann, ob sie relevant sein könnte.

Für diesen Zweck sind spezielle Systeme entwickelt worden. Diese sichern die rechtskonforme Archivierung der E-Mails, bieten aber zusätzlich einen Mehrwert für den Geschäftsalltag:

1.     Die Suche nach E-Mails gestaltet sich leichter, da sämtliche Nachrichten in dem System gespeichert und indiziert werden.

2.     Sollten E-Mails durch Fehlbedienung oder mutwillig gelöscht werden, so sind diese nicht verloren.

3.     Interne Kontrollen sind leichter möglich, da die Geschäftsführung jeglichen Mailverkehr, besonders auch den ehemaliger Mitarbeiter, prüfen kann.

Mit Hilfe einer Archivierungslösung schützt man sein Unternehmen nicht nur vor Strafen, sondern schafft auch Sicherheit und einen Zeitgewinn bei der Suche nach Informationen. Das wiegt die Investitionskosten meist sehr schnell auf.<<

 

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